Pengertian INVOICE itu apa? apakah kalian pernah mendengar istilah INVOICE?? berikut ini saya akan mencoba menjelaskan secara singkat pengertian invoice
Apa itu Pengertian invoice??
Invoice adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat dan menagih pembayaran atas barang atau jasa yang telah dibeli atau digunakan oleh pelanggan. Dokumen ini berisi detail tentang transaksi, termasuk informasi tentang produk atau layanan yang dibeli, jumlah yang harus dibayarkan, tanggal jatuh tempo pembayaran, dan rincian lainnya yang terkait dengan transaksi tersebut.
Invoice sering digunakan dalam proses bisnis untuk memberikan catatan dan bukti resmi tentang transaksi yang terjadi antara penjual dan pelanggan. Penggunaan invoice memungkinkan transaksi bisnis menjadi lebih teratur dan terdokumentasi dengan baik.
Saat kalian membeli produk berupa barang ataupun jasa dari internet biasanya pihak penyedia jasa ataupun produk dari internet tadi akan mengirimkan email terlebih dahulu berupa detail pembayaran produk terkait dan disertai dengan nomer invoice.
invoice disini secara garis besar bisa di artikan dengan nota bon/kode nota/kode tagihan yang di fungsikan untuk memberikan kode unik kepada masing masing pelanggan.
contohnya saya menyewa domain dari penyedia hosting, kemudian pihak hosting mengirimkan saya sebuah email tentang cara pembayaran dan di sertai dengan invoice.
Fungsi Invoice
Invoice memiliki beberapa fungsi penting dalam proses bisnis, baik bagi penjual maupun pelanggan. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari invoice:
Bukti Transaksi: Invoice berfungsi sebagai bukti tertulis tentang transaksi yang terjadi antara penjual dan pelanggan. Ini mencatat rincian lengkap tentang produk atau layanan yang dibeli, jumlah, harga, diskon (jika ada), dan total yang harus dibayarkan. Sebagai bukti tertulis, invoice dapat digunakan sebagai referensi untuk mengklarifikasi atau mengingat transaksi di masa mendatang.
Catatan Keuangan: Invoice membantu dalam pencatatan keuangan perusahaan. Ini mencatat penerimaan pendapatan dari penjualan produk atau layanan, yang merupakan bagian penting dari laporan keuangan perusahaan. Dengan mengumpulkan dan mencatat invoice, perusahaan dapat melacak pendapatan dan arus kas, yang penting untuk manajemen keuangan yang efektif.
Basis Pembayaran: Invoice berfungsi sebagai permintaan pembayaran resmi kepada pelanggan. Ini memberikan rincian yang jelas tentang jumlah yang harus dibayar, metode pembayaran yang dapat digunakan, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Dengan demikian, invoice memberikan dasar bagi pelanggan untuk melakukan pembayaran yang tepat waktu.
Pemantauan Piutang: Invoice membantu penjual dalam memantau piutang yang belum dibayar. Dengan mencatat tanggal jatuh tempo dan mencatat pembayaran yang diterima, penjual dapat mengidentifikasi pelanggan yang belum membayar atau memiliki pembayaran terlambat. Hal ini memungkinkan penjual untuk mengambil tindakan yang tepat, seperti mengirimkan pengingat atau menghubungi pelanggan untuk menyelesaikan pembayaran.
Memudahkan Audit dan Pajak: Invoice berperan penting dalam proses audit dan pemenuhan kewajiban pajak. Dengan adanya catatan invoice yang lengkap dan akurat, perusahaan dapat memberikan bukti transaksi yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak berwenang dalam kasus audit atau untuk membayar pajak yang sebenarnya.
Memperkuat Profesionalitas: Invoice yang terstruktur, informatif, dan terorganisir membantu meningkatkan citra profesional perusahaan di mata pelanggan. Ini mencerminkan keseriusan dan kredibilitas perusahaan dalam melakukan bisnis.
Menghindari Sengketa: Invoice yang jelas dan lengkap membantu mengurangi kemungkinan terjadinya sengketa atau kesalahpahaman antara penjual dan pelanggan. Informasi yang tepat dan rinci di invoice memastikan bahwa semua pihak terlibat memiliki pemahaman yang sama tentang transaksi yang dilakukan.
Bagian Bagian Invoice
Sebuah invoice biasanya terdiri dari beberapa bagian penting yang mencakup informasi yang diperlukan untuk mencatat transaksi dan melakukan pembayaran. Berikut adalah bagian-bagian umum yang biasanya ada dalam sebuah invoice:
Header Invoice:
Nomor Invoice: Identifikasi unik untuk setiap invoice.
Tanggal: Tanggal penerbitan invoice.
Nama dan Alamat Penjual: Informasi tentang perusahaan atau individu yang menerbitkan invoice.
Nama dan Alamat Pelanggan: Informasi tentang perusahaan atau individu yang menerima invoice.
Baris Rincian Item (Itemized Detail):
Deskripsi Barang atau Layanan: Nama dan deskripsi singkat tentang barang atau layanan yang dibeli.
Jumlah: Jumlah unit barang atau layanan yang dibeli.
Harga Satuan: Harga per unit barang atau layanan.
Total: Total harga untuk setiap item, yang merupakan hasil dari perkalian jumlah dengan harga satuan.
Total Pembelian:
Total sebelum Diskon: Jumlah total dari semua item sebelum diberikan diskon atau biaya tambahan.
Diskon: Potongan harga atau diskon yang diberikan jika ada.
Biaya Tambahan: Jika ada biaya tambahan seperti pajak atau biaya pengiriman, ini akan dicantumkan di sini.
Total setelah Diskon dan Biaya Tambahan: Jumlah total yang harus dibayarkan setelah diskon dan biaya tambahan dihitung.
Metode Pembayaran:
Metode Pembayaran: Cara pembayaran yang dapat digunakan oleh pelanggan (misalnya transfer bank, kartu kredit, cek, atau tunai).
Informasi Rekening: Jika pembayaran dilakukan melalui transfer bank, nomor rekening dan rincian lainnya akan dicantumkan di sini.
Jatuh Tempo (Due Date):
Tanggal Jatuh Tempo: Tanggal batas waktu pembayaran. Pelanggan diharapkan untuk melakukan pembayaran sebelum tanggal ini.
Informasi Tambahan:
Keterangan: Informasi tambahan tentang invoice atau transaksi tertentu, seperti nomor referensi atau catatan khusus lainnya.
Syarat-syarat Pembayaran: Informasi tentang syarat-syarat pembayaran yang berlaku untuk transaksi ini.
Footer Invoice:
Pesan Penutup: Pesan terima kasih kepada pelanggan atas pembelian mereka dan mungkin juga mengingatkan tentang pentingnya pembayaran tepat waktu.
Catatan: Bagian-bagian di atas mencakup informasi standar yang sering ditemukan dalam invoice. Namun, format dan informasi yang dicantumkan dalam sebuah invoice dapat bervariasi tergantung pada jenis bisnis, peraturan perpajakan, dan kebutuhan bisnis spesifik.
Cara Membuat Invoice
Membuat invoice bisa dilakukan dengan cara manual menggunakan alat tulis seperti kertas dan pena, atau dengan menggunakan perangkat lunak atau aplikasi khusus untuk pembuatan invoice. Berikut adalah langkah-langkah umum untuk membuat invoice:
Cara Membuat Invoice Secara Manual:
Header Invoice:
Mulailah dengan mencantumkan informasi header pada bagian atas invoice, seperti:
Nama dan logo perusahaan (opsional)
Alamat perusahaan
Nomor telepon dan email kontak perusahaan
Nomor Invoice: Identifikasi unik untuk setiap invoice
Tanggal Invoice: Tanggal penerbitan invoice
Informasi Pelanggan:
Berikan informasi lengkap tentang pelanggan, termasuk:
Nama pelanggan atau nama perusahaan
Alamat pelanggan
Nomor telepon atau email pelanggan (opsional)
Rincian Barang atau Layanan:
Buatlah daftar rincian barang atau layanan yang dibeli oleh pelanggan, yang mencakup:
Deskripsi barang atau layanan
Jumlah (jumlah unit barang atau layanan yang dibeli)
Harga satuan (harga per unit barang atau layanan)
Total (jumlah yang harus dibayar untuk setiap item)
Total Pembelian:
Hitung total pembelian sebelum diberikan diskon atau biaya tambahan dengan menjumlahkan semua total dari rincian barang atau layanan.
Diskon dan Biaya Tambahan:
Jika ada, tambahkan diskon atau biaya tambahan (seperti pajak atau biaya pengiriman) ke total pembelian.
Total yang Harus Dibayar:
Hitung total akhir yang harus dibayar oleh pelanggan setelah memperhitungkan diskon dan biaya tambahan.
Metode Pembayaran dan Tanggal Jatuh Tempo:
Cantumkan metode pembayaran yang dapat digunakan oleh pelanggan, seperti transfer bank, kartu kredit, cek, atau tunai.
Berikan tanggal jatuh tempo pembayaran, yaitu batas waktu pembayaran yang diharapkan dari pelanggan.
Informasi Tambahan (Opsional):
Jika diperlukan, tambahkan informasi tambahan seperti nomor referensi, catatan khusus, atau syarat-syarat pembayaran.
Tanda Tangan (Opsional):
Jika perlu, berikan ruang untuk tanda tangan atau stempel penjual sebagai tanda persetujuan atau verifikasi.
Selesai:
Setelah invoice selesai dibuat, pastikan untuk mencetaknya atau menyimpannya dalam format yang dapat diakses untuk kemudahan pengiriman ke pelanggan dan keperluan pencatatan.
Cara Membuat Invoice dengan Perangkat Lunak atau Aplikasi:
Jika Anda ingin lebih efisien dalam pembuatan invoice, Anda dapat menggunakan perangkat lunak atau aplikasi khusus untuk pembuatan invoice. Beberapa aplikasi dapat membantu mengelola dan mengotomatiskan proses pembuatan invoice, menyimpan catatan transaksi, dan mengirimkan invoice secara elektronik kepada pelanggan. Cari aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan ikuti panduan atau langkah-langkah yang diberikan oleh aplikasi tersebut untuk membuat invoice dengan mudah dan efisien.
Penting untuk diingat bahwa isi invoice harus lengkap, akurat, dan sesuai dengan transaksi yang sebenarnya terjadi. Invoice yang jelas dan terorganisir akan membantu memastikan pembayaran yang tepat waktu dan menghindari potensi masalah atau sengketa di kemudian hari.
Kesimpulannya, invoice memiliki peran krusial dalam proses bisnis dan keuangan perusahaan. Ini membantu dalam pencatatan, pemantauan pembayaran, dan memfasilitasi transaksi bisnis yang efisien dan transparan antara penjual dan pelanggan.
Contoh invoice
Nomor Invoice : INV-2023-12345 Tanggal : 31 Juli 2023 Kepada : PT Contoh Perusahaan
